PHARE FM recherche son/sa responsable bénévoles et gestionnaire de projets

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Rattachée au responsable administratif, le/la responsable des bénévoles et de la gestion de projets contribue au bon fonctionnement de l’équipe de bénévoles et au développement de différents projets qui lui sont attribués.

Cette personne assumera les missions suivantes:

  • Responsable du recrutement des bénévoles en fonction des besoins exprimés dans l’équipe
  • Gestion des bénévoles : processus d’intégration, validation du recrutement, gestion quotidienne
  • Participation à la gestion des ressources humaines
  • Coordination et gestion de la logistique des brochures : interface avec les parties prenantes, gestion de la base de donnée des abonnés, relations avec les abonnés, organisation des expéditions des brochures et mailings
  • Assistance à la responsable administrative sur des projets ponctuels

Ce que nous offrons :

  • Une entreprise à taille humaine
  • Un environnement de travail bienveillant
  • Une flexibilité horaire / possibilité de télétravail
  • Un cadre de travail agréable en plein centre de Mulhouse
  • Participer à une aventure pionnière en francophonie

Nos attentes :

Impératives :

  • Profil minimum Bac +3
  • Appétence pour le travail en équipe
  • Aptitude à l’écoute et grande empathie
  • Très forte autonomie et grandes capacités d’adaptation
  • Maitrise de l’anglais
  • Maitrise d’une suite d’outils bureautique
  • Forte volonté d’apprendre et de se développer

Souhaitables :

  • compétences en ressources humaines
  • compétences en gestion de projet ou organisation
  • Expériences dans la vente, l’accueil ou la gestion de clients
  • Expériences dans la gestion administrative et comptable
  • ouverture culturelle

Autres :

  • relations avec différentes associations aux valeurs compatibles avec celles de PFM

 

 

Profil de poste

 

RESPONSABLES DES BENEVOLES

GESTION PAROLE DU JOUR

  

Principales missions

  • Responsable du bénévolat
  • Responsable de la logistique de la brochure Parole du Jour
  • Assistance à la gestion de projet
  • Assistance aux tâches administratives

Responsabilités / Liste des activités :

  • Brochure Parole du Jour et autres publications
    • Suivre le planning d’avancement du projet de la brochure Parole du Jour et assister la directrice de publication
    • Assurer la distribution de la brochure
    • Assurer l’interface avec les prestataires partenaires (imprimeur, routeur, Poste)
    • Gérer les retours de courriers et de colis
    • Développer le réseau d’ambassadeurs de Parole du Jour
  • Recrutement des bénévoles :
    • Mettre en ligne les annonces de recrutement bénévoles
    • Traiter les candidatures reçues chaque semaine et filtrer les candidats potentiellement intéressants. Envoyer une réponse positive ou négative aux candidats dans un délai maximum de 2 semaines après la réception.
    • Identifier les besoins correspondants aux différents profils reçus.
    • Effectuer les entretiens avec les candidats intéressants.
    • Effectuer les appels auprès des pasteurs pour valider les futurs bénévoles.
    • Envoyer les documents administratifs (livret d’accueil des bénévoles).
    • Intégrer les nouveaux bénévoles dans leur équipe et/ou effectuer la formation technique relative à la mission.
    • Repérer les besoins et décharger les équipiers afin qu’ils puissent se concentrer sur leurs tâches principales. Faire des points réguliers avec les membres de l’équipe pour connaître leurs besoins.
  • Suivi des bénévoles :
    • Effectuer le suivi des nouveaux bénévoles afin de vérifier qu’ils ont bien commencé leur mission et qu’elle leur convient. Valider avec le responsable la période d’essai ou la refuser.
    • Effectuer un suivi régulier des bénévoles afin de s’assurer que tout se passe bien dans leur mission et au niveau de leur vie personnelle (par téléphone ou mail).
    • Saisir les heures des bénévoles
  • Communication :
    • Rédiger les lettres de nouvelles trimestrielles.
    • Envoyer la lettre de prière 1 fois par mois
  • Encouragement – team building :
    • Organiser des événements ou des initiatives permettant de favoriser le lien entre les bénévoles, d’augmenter les relations avec l’équipe et PHARE Media de façon générale, et de manifester de l’affection et de la reconnaissance aux bénévoles.
  • Ressources Humaines :
    • Établissement des formalités liées à l’embauche (DPAE, RDV Visites médicales, déclaration pour les travailleurs étrangers, mutuelles ),
    • Établissement des contrats de travail et des dossiers salariés,
    • Déclaration des AT, attestations de salaires,
    • Contrôle, saisie et transmission des éléments variables de paie au prestataire paie
    • Rédaction et respect des procédures disciplinaires,
    • Reporting RH, charge de travail, dimensionnement des projets
    • Suivi des normes et règles qualité et sécurité
  • Administratif
    • Traiter les e-mails et courriers des abonnés Parole du Jour
    • Gérer la base de données des abonnés et donateurs
    • Saisir les heures des bénévoles
    • Gérer le stock de fournitures
    • Tenir les statistiques hebdomadaires d’activité
    • Assurer le standard téléphonique de Parole du Jour
    • Gérer les envois de mailings
    • Gérer l’envoi de colis divers (livres, brochures, lots…)
    • Facturation clients
    • Gestion de l’accueil et du standard
    • Classement, archivage
    • Tenir à jour les procédures liées au poste

 

Compétences:

  • Savoir
    • Maîtrise les logiciels du Pack office, au minimum Word et Excel
    • Connaissance des outils de communication sociale (Whatsapp, Facebook,…)
    • Maîtrise de l’anglais

 

  • Savoir-faire
    • Est capable de suivre plusieurs projets simultanément jusqu’à leur terme
    • Est capable d’organiser son travail et de hiérarchiser les priorités
    • Aime écrire
    • Est à l’aise au téléphone
    • Sait gérer les conflits
    • Est capable d’organiser un évènement
    • Est capable de travailler en autonomie et de rendre compte

 

  • Savoir-être
    • Partage les valeurs de PHARE Media
    • Sait et aime travailler en équipe
    • A un état d’esprit constructif
    • Aime les gens, et être en contact avec les gens
    • Fait preuve d’autonomie et d’initiative
    • A une capacité de travail élevé, et le goût du travail bien fait
    • Fait preuve de dynamisme, d’enthousiasme et de curiosité professionnelle
    • Fait preuve de probité, d’honnêteté et de discrétion
    • Fait preuve de bon sens et de pragmatisme

 

Si ce poste vous intéresse, envoyez vos CV et lettre de motivation par e-mail à contact@pharefm.com